La nómina es uno de los documentos más importantes dentro de una empresa, ya que ahí se lleva un control de todas las retenciones, por ley y adicionales, del salario de los empleados. De esta operación se obtiene la cantidad final que un trabajador recibirá y la que la empresa invertirá en un periodo determinado.
Es vital que cada empleado tenga una comprensión sólida de lo que implica una nómina para evitar cometer errores fundamentales que puedan afectar la estabilidad financiera. Al recibir la nómina, es necesario prestar atención a diversos aspectos, comenzando por su organización. La estructura de la nómina incluye elementos como los datos identificativos de la empresa y del trabajador, el periodo de pago, las percepciones y deducciones, las bases de cotización, el importe neto a percibir y la ubicación de emisión, así como la firma y sello correspondientes tanto de la empresa como del trabajador.
¿Qué es el proceso de nómina?
El proceso de nómina se compone de una secuencia de pasos y tareas que se realizan de manera regular en una organización, con el fin de calcular, gestionar y ejecutar los pagos correspondientes a salarios y sueldos de los empleados. Este procedimiento es esencial para asegurar que los trabajadores obtengan la compensación adecuada y para cumplir con las responsabilidades legales y fiscales correspondientes.
La nómina es una obligación legal para cualquier empresa en México establecida en:
- Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
- Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
- Ley del Seguro Social en México (artículo 15).
En este artículo mi intención es ayudarte a entender de mejor manera los puntos clave que componen y debes considerar al realizar la nómina de la empresa.
1. PERCEPCIONES NECESARIAS A PAGAR:
Esto se compone de todos los ingresos a los cuales el trabajador tiene derecho debido al trabajo realizado y a su desempeño en el mismo, esto puede ser:
- Sueldo
- Prestaciones sociales al trabajador
- Prestaciones laborales
- Horas extra
2. DEDUCCIONES:
Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador, siempre de acuerdo con la ley en la materia y sin que afecten a los trabajadores involucrados.
Por ejemplo:
- Retención de Impuestos (SAT)
- Retención de Seguro Social (IMSS)
3. PERIODICIDAD DE LA NÓMINA:
La periodicidad de la nómina se puede realizar de 3 maneras distintas:
1. Por periodo:
- Semanal
- Catorcenal
- Quincenal
- Mensual
2. Por tipo de percepción:
- Extraordinaria: Por ejemplo, aguinaldo y/o Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
- Ordinaria: Sueldos comunes.
3. Por contrato
- Nómina de socios
- Personal de base
- Personal eventual
4. PROCESO DE ELABORACIÓN DE NÓMINA:
- Definir pagos y deducciones.
- Definir periodos de pago y calendarios.
- Dar de alta a nuevos empleados y clasificarlos según su tipo.
- Del sueldo final de los empleados tomar en cuenta las faltas, incapacidades, horas extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.
- Calcular pagos extras o descuentos adicionales que deban realizarse.
- Calcular de manera previa la nómina.
- Volver a calcular y generar ajustes necesarios.
- Obtener reportes y archivos necesarios.
- Realizar el pago a los empleados.
- Cerrar nómina y declarar los pagos mensuales.
La nómina tiene una alta importancia ya que define los sueldos y salarios del activo más importante de la empresa: sus empleados. Recuerda que hacer un cálculo correcto te ayudará a evitar penalizaciones por faltas a leyes y reglamentos, y evitará que afectes a tus empleados.
Como vemos, la administración y el cálculo correcto de nómina es una de las tareas más importantes en las empresas, ya que tiene un impacto directo sobre los empleados; por eso te invitamos a descargar nuestra calculadora de nómina para que el pago de tus empleados sea oportuno y preciso.