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Los contratos laborales son la base de la relación entre colaboradores y empleador, pero no engloban por sí solos todo lo que se necesita para asegurar el cumplimiento laboral.
Diversas empresas creen que firmar un contrato soluciona los distintos riesgos que existen, pero la realidad es que hay errores operativos, administrativos y culturales que no salen en los documentos y que, además, pueden ocasionar demandas, sanciones y problemas en el clima.
Por eso, en Grupo IPS veremos contigo los fallos más comunes que tienden a permanecer «ocultos», y te proponemos cómo puedes corregirlos.
Una queja constante en las inspecciones es la clasificación incorrecta: considerar a alguien como prestador de servicios cuando, en los hechos, cumple horarios y órdenes propias de un trabajador.
Aunque el contrato diga «proveedor», en la práctica se determina la relación laboral. Esto provoca riesgos de auditoría laboral y responsabilidad solidaria.
¿Cuál es la solución? Revisar las funciones reales, documentar las jornadas y, si se requiere, migrar a la nómina formal.
El reglamento interno, las políticas de vacaciones, de teletrabajo o de permisos pueden existir de palabras, pero si no están escritas, firmadas y actualizadas, no aseguran protección.
Que no haya procedimientos formales complica demostrar el cumplimiento ante las autoridades.
Intenta implantar manuales, publica políticas y haz que el equipo de recursos humanos registre las firmas.
Normas como la NOM 035 requieren evidencias de evaluación y acciones. Recuerda que si realizas estudios, encuestas, constancias y actas de capacitación se deben archivar.
Múltiples empresas olvidan guardar los certificados o listados de asistencia, exponiéndose a sanciones y problemas. No olvides practicar la auditoría interna periódica para garantizar que la documentación se encuentre completa.
Un contrato puede establecer un horario, pero si no tienes sistemas de control, como marcaje, apps, control remoto, etc., es complicado demostrar el cumplimiento o justificar los pagos por horas extra.
Las discrepancias se traducen en demandas y en ajustes por parte del IMSS. Por eso, integra herramientas de gestión de tiempo y enlázalas con tu gestión de la nómina.
Los acuerdos verbales sobre los bonos, comisiones o reembolsos son peligrosos si no se registran en recibos o CFDI.
Si no existe un rastro documental, la empresa pierde la oportunidad de deducir los gastos, y queda vulnerable ante el SAT.
Recuerda formalizar y timbrar cada percepción; lleva a cabo conciliaciones periódicas.
El manejo de expedientes personales, historial médico o encuestas psicosociales implica ciertas obligaciones legales.
La falta de protocolos de protección de datos personales y medidas de seguridad informática se tratan de un vacío que puede terminar en demandas y sanciones por privacidad.
Implementa distintas políticas de acceso, encriptación y control de los backups.
Despidos, renuncias y bajas tienen que seguir un proceso documentado: carta de separación, cálculos de finiquito, liquidación y entrega de comprobantes.
La improvisación en este punto se trata de una de las causas principales de que haya demandas. Recuerda establecer checklists y plazos para cumplir con cada una de las etapas.
Sin tener registros de advertencias, evaluaciones de desempeño o planes de mejora, es muy complicado justificar las decisiones disciplinarias o los despidos.
Siempre mantén bitácoras con fechas, evidencias y firma de partes. Con esto te proteges legalmente y, también, mejoras la gestión de todo el talento.
Contratar servicios (como maquila, outsourcing o recursos externos) sin verificar su cumplimiento fiscal y de seguridad social expone a tu empresa a una responsabilidad solidaria.
Por este motivo solicita constancias de alta, RFC, comprobantes de pago al IMSS y, si es que aplica, registro en el REPSE.
Puedes iniciar llevando a cabo una auditoría laboral integral, con contratos de nómina, seguridad social, protección de datos y evidencias de formación. Luego implementa controles tecnológicos con software de nómina, sistemas de marcaje y plataformas de documentos digitales.
Asimismo, capacita a los mandos y a recursos humanos en normativa laboral y en los procedimientos internos de la empresa.
Por otro lado, instituye un calendario de revisiones periódicas y KPIs de cumplimiento (porcentaje de expedientes completos, número de incidencias que se resolvieron y tiempo medio de respuesta).
Concreta los procesos estandarizados para altas, bajas, modificaciones contractuales y los finiquitos.
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