Prevención de sanciones: Cómo implementar un programa de cumplimiento efectivo y medible
Arturo Petricioli
En un entorno regulatorio creciente, crear un programa de cumplimiento es indispensable para que no haya multas, sanciones o daños reputacionales. Con un programa bien estructurado no solo podrás detectar los riesgos, sino que podrás establecer mecanismos de control y de medición que te garanticen el cumplimiento normativo en toda la empresa.
En Grupo IPS Especialistas en RH te describimos los pasos más importantes y mejores prácticas para que tengas un programa de cumplimiento sólido y que sea medible.
Con base en el diagnóstico que ya hiciste, desarrolla un manual de cumplimiento donde se incluya:
Código de conducta: principios éticos y normas de comportamiento.
Políticas específicas: como antisoborno, prevención de lavado de dinero, protección de datos y acoso laboral.
Procedimiento de control: pasos detallados para la aprobación de las transacciones, la revisión de los contratos y la gestión de conflictos de interés.
Es esencial compartir estas políticas en toda la empresa, además de asegurarte de que sean de fácil acceso.
Estructura de gobierno y responsabilidades
Un programa eficiente necesita de un gobierno corporativo que sea claro:
Comité de cumplimiento: integrado por representantes de áreas clave, como el legal, las finanzas y de auditoría interna, por ejemplo.
Oficial de cumplimiento: responsable de coordinar, supervisar y reportar el estado del programa.
Patrocinio de la alta dirección: la dirección general tiene que patrocinar y respaldar el programa, logrando garantizar los recursos y la autoridad.
Recuerda que es importante definir los roles y las responsabilidades, ya que así evitas las duplicidades, asegurando que cada riesgo se encuentre cubierto con un responsable.
Capacitación y cultura ética
La cultura organizacional es la base para lograr el éxito. Apóyate con:
Programas de formación: talleres presenciales y en línea sobre temas clave como la protección de datos, anticorrupción y la NOM 035.
Indicadores de clima ético: con encuestas cada cierto tiempo para poder medir la percepción sobre la integridad de la empresa.
Campañas de sensibilización: infografías, boletines y casos prácticos para reforzar el mensaje que se quiere dar.
Una cultura fuerte ayuda a promover la ética empresarial, además de facilitar la adopción de estas políticas.
Implementación de monitoreo y controles
Para que este programa pueda ser medible, se requiere establecer controles y KPIs:
Controles preventivos y de detección: revisiones de documentos, conciliaciones y cámaras de vigilancia.
Indicadores clave de desempeño (KPIs): con porcentaje de colaboradores capacitados, número de incumplimientos detectados vs. las acciones correctivas implementadas y tiempo promedio de la resolución de incidentes.
Tecnología de apoyo: plataformas de gestión de cumplimiento que automatizan alertas y reportes en tiempo real.
Lleva la productividad de tu empresa al siguiente nivel.
Con un canal confidencial y seguro para reportar irregularidades es esencial que cuentes con:
Líneas anónimas y digitales: aseguran confidencialidad y hacen simple el acceso.
Política de no represalias: esto garantiza que los denunciantes no sufran sanciones ni discriminación.
Seguimiento y cierre de casos: documentación de cada reporte y su resolución efectiva, con plazos determinados.
Con este mecanismo podrás fortalecer la confianza y mejorarás la detección temprana de ciertos riesgos.
Auditoría interna y mejora continua
El ciclo del Plan-Do-Check-Act (PDCA) asegura la evolución del programa:
Plan: diseñar y documentar políticas.
Do: implementar controles y formaciones.
Check: auditar procesos y medir KPIs.
Act: ajustar políticas, procedimientos y los controles, según los hallazgos.
Las auditorías internas constantes te permiten corregir desviaciones antes de que tengas que encarar sanciones.
Reportes y comunicación efectiva con accionistas
Rendir cuentas y tener una comunicación transparente con las autoridades, accionistas y colaboradores fortalecen la credibilidad:
Informes periódicos: estado del programa, hallazgos y acciones correctivas.
Reuniones de seguimiento: el comité de cumplimiento presenta los avances y algunos retos.
Publicación de resultados: con reportes de sostenibilidad o cumplimiento en el sitio web empresarial.
La transparencia refuerza la confianza y alinea las expectativas.
Para apoyarte en implementar un programa de cumplimiento medible, en Grupo IPS Especialistas en RH te ofrecemos consultoría en auditoría interna, diseño de políticas y formación en ética empresarial, asegurando una orientación integral, adaptada a cada empresa, con sus necesidades únicas.
