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En el mundo de los negocios, cada empresa, sin importar su tamaño o situación financiera, siempre está en la búsqueda de formas para reducir gastos. Sin embargo, es fundamental tener cuidado, ya que recortar áreas vitales de la compañía, como la inversión en recursos humanos, puede afectar la calidad del producto o servicio que ofreces. Uno de los gastos más relevantes para cualquier empresa es la nómina de sus empleados, y una duda común entre los empresarios es si la nómina es deducible de impuestos.
En este blog, exploraremos en detalle si la nómina de tu empresa es deducible de impuestos, cómo hacerlo de manera correcta, qué factores debes considerar y cómo una empresa especializada en la gestión de nómina puede ayudarte a optimizar este proceso.
La respuesta corta es sí, la nómina de tu empresa es deducible de impuestos, pero con ciertas condiciones. En particular, la nómina es deducible en el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Sin embargo, para que puedas deducir correctamente los salarios y otros beneficios relacionados con la nómina de tus empleados, necesitas cumplir con algunos requisitos específicos establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).
Es importante destacar que hay un límite cuando se trata de las prestaciones exentas (como aguinaldos, primas vacacionales, etc.). Según el artículo 28 de la LISR, la deducción de pagos por ingresos exentos para los trabajadores es solo el 53% del monto de esos pagos. En caso de que las prestaciones exentas disminuyan con respecto al ejercicio fiscal anterior, la deducción será solo del 47%.
Por ejemplo, si otorgas un bono de Navidad que es considerado una prestación exenta y su monto es de $10,000 MXN, solo podrás deducir el 53% de esa cantidad (es decir, $5,300 MXN) en el ISR.
Para evitar problemas y asegurarte de que tu empresa cumple con todos los requisitos fiscales, es fundamental que tu departamento de recursos humanos esté actualizado en materia fiscal. Esto incluye la renovación de sistemas electrónicos para la gestión de nómina y el cumplimiento de las leyes relacionadas con el cálculo de impuestos y la emisión de comprobantes fiscales. Al mantener a tu empresa al día con las normativas fiscales, no solo podrás deducir la nómina correctamente, sino también reducir los riesgos de recibir sanciones por parte del SAT.
Desde la reforma fiscal implementada en 2014, todas las empresas, ya sean personas físicas con actividad empresarial o personas morales, están obligadas a realizar sus reportes fiscales en formato electrónico. Este cambio tiene como objetivo agilizar los procesos y reducir la carga administrativa tanto para los contribuyentes como para el SAT.
Las personas morales en el régimen general, que incluyen a sociedades mercantiles, asociaciones civiles e instituciones financieras, deben cumplir con diversas obligaciones fiscales. Entre ellas se encuentran las siguientes:
Las declaraciones mensuales deben cubrir los siguientes impuestos:
Además, si realizas retenciones de ISR o IVA a tus empleados o proveedores, debes reportarlas al SAT en el mismo plazo.
Los pagos mensuales deben hacerse a más tardar el 17 de cada mes, correspondiente al mes anterior. Estos pagos y declaraciones se pueden realizar a través del portal del SAT, completando un formulario electrónico. En cuanto a la declaración anual, que es un reporte más detallado sobre los impuestos generados en el año, se debe presentar dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.
Por ejemplo, si tu empresa cierra su ejercicio fiscal el 31 de diciembre, debes presentar tu declaración anual entre enero y marzo del año siguiente. Sin embargo, en años recientes, el SAT ha otorgado prórrogas para las personas morales, lo que puede extender la fecha límite, como ocurrió en 2025, cuando el plazo para la declaración anual se extendió hasta el 3 de abril.
Para hacer tu declaración anual o mensual, es importante tener a la mano ciertos documentos como:
Asegúrate de que estos documentos estén correctamente preparados y que reflejen la situación financiera real de tu empresa, para evitar cualquier tipo de inconveniente con el SAT.
Una parte importante de las obligaciones fiscales de las empresas tiene que ver con el pago de impuestos sobre la nómina. En diciembre de 2013, el gobierno mexicano modificó varias disposiciones para hacer más clara y efectiva la deducción de impuestos sobre los pagos a los empleados. Aquí te explicamos cómo puedes deducir los impuestos sobre nómina de manera correcta.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) sustituyó al modelo anterior de facturación electrónica. Esto implica que todas las nóminas de tus empleados deben estar acompañadas de un CFDI, el cual se emite a través de un sistema electrónico validado por el SAT. Este comprobante es necesario para que las deducciones de impuestos sobre nómina sean válidas.
El SAT proporciona una lista de Proveedores de Certificación de Factura Electrónica que están autorizados para emitir estos comprobantes. El primer paso para poder deducir los impuestos es contactar a uno de estos proveedores y generar los CFDI correspondientes a los pagos de nómina.
Una de las claves para que las deducciones sean válidas es asegurarse de que los Registros Federales de Contribuyentes (RFC) de tus empleados estén correctamente registrados en el sistema del SAT. Esto es obligatorio para que los pagos hechos a tus trabajadores bajo el concepto de salarios puedan ser deducibles de impuestos.
Puedes verificar que los RFC de tus empleados estén correctamente registrados mediante las herramientas que el SAT pone a disposición en su portal. De esta forma, evitarás retrasos en el proceso de deducción y minimizarás el riesgo de sanciones.
Una de las reformas más significativas en la deducción de impuestos sobre nómina tiene que ver con las prestaciones exentas. Estas son aquellas que el trabajador recibe y que no están sujetas al Impuesto Sobre la Renta (ISR). Ejemplos comunes incluyen las prestaciones por salud, transporte, o alimentación.
Sin embargo, no todas las prestaciones exentas son deducibles al 100%. Según la reforma fiscal, las prestaciones exentas solo serán deducibles en un 47% de su valor. Si estas prestaciones no han disminuido en comparación con el año anterior, se puede deducir hasta un 53%. Es fundamental que lleves un control adecuado de este tipo de prestaciones para calcular correctamente las deducciones.
Ahora bien, aunque es posible gestionar la nómina por cuenta propia, muchas empresas eligen delegar este proceso a expertos en la materia. Las empresas que ofrecen servicios de gestión de nómina se encargan de todos los aspectos técnicos y fiscales involucrados en el cálculo de salarios, impuestos, deducciones y prestaciones. ¿Por qué es importante contar con este servicio especializado?
Las leyes fiscales en México y en muchos otros países están en constante cambio. A menos que te dediques específicamente a la gestión de nómina o a la asesoría fiscal, es probable que no tengas el tiempo necesario para mantenerte al tanto de todas las actualizaciones legales. Un servicio de gestión de nómina asegura que tu empresa cumpla con todas las normativas fiscales y de seguridad social, evitando sanciones y multas por no cumplir con los requisitos.
El proceso de nómina también involucra la emisión de recibos, el cálculo de impuestos y la retención de fondos. Si alguno de estos pasos se realiza incorrectamente, podrías enfrentar problemas legales con los empleados o con las autoridades fiscales. Al contratar una empresa especializada en gestión de nómina, puedes minimizar estos riesgos y asegurarte de que todo esté en orden. Además, si llegas a tener conflictos con algún empleado relacionados con la nómina, la empresa de gestión de nómina puede encargarse de resolverlos, evitando que se conviertan en un problema mayor.
La administración de nómina es un proceso repetitivo que consume mucho tiempo y recursos. Si decides asumir esta tarea internamente, tendrás que contar con personal adicional para realizar las funciones administrativas, lo cual puede generar costos adicionales. En cambio, al contratar una empresa externa, puedes liberar a tu equipo de estas tareas y concentrarte en actividades más estratégicas para el crecimiento de tu empresa.
Una empresa especializada en la gestión de nómina no solo se encarga de cumplir con los requisitos legales y fiscales, sino que también puede ayudarte a optimizar el proceso. Esto incluye el uso de herramientas tecnológicas, como software especializado, que facilita la gestión de pagos, cálculo de deducciones y emisión de recibos, lo que reduce la probabilidad de errores y mejora la eficiencia del proceso.
Uno de los mayores beneficios de contratar una empresa de gestión de nómina es que se encargará de todo lo relacionado con las retenciones salariales. Cada mes, tu empresa debe retener una serie de impuestos del salario de tus empleados, como el ISR y las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Este proceso no solo es técnico, sino que debe cumplirse con precisión para evitar problemas fiscales.
Además, la empresa de gestión de nómina tiene la experiencia y el conocimiento para realizar estos cálculos de manera correcta, garantizando que los impuestos y las contribuciones se retengan adecuadamente. También se encargarán de emitir los pagos correspondientes a las autoridades fiscales y de seguridad social, lo que te permitirá concentrarte en otras áreas de tu negocio.
La gestión adecuada de la nómina no solo es un proceso crucial para garantizar que tus empleados reciban su salario a tiempo, sino que también es vital para cumplir con las leyes fiscales y evitar problemas legales. La nómina de tu empresa sí es deducible de impuestos, pero para que puedas aprovechar esta deducción de manera correcta, debes cumplir con los requisitos establecidos por la LISR, como la emisión de CFDIs y el pago a través de medios electrónicos.
Si no estás seguro de cómo gestionar la nómina de tu empresa o prefieres delegar este proceso a expertos, las empresas de gestión de nómina pueden ser una excelente opción. Estas empresas se encargan de cumplir con las normativas fiscales, reducir los riesgos legales y mejorar la eficiencia de tu proceso de nómina. Al contratar un servicio especializado, puedes liberar tiempo y recursos, reducir costos y garantizar que tu empresa esté en regla con las autoridades fiscales.
Recuerda, mantener tu nómina en orden y cumplir con las obligaciones fiscales no solo beneficia a tu empresa en términos de eficiencia, sino que también contribuye a la tranquilidad de tus empleados y a la salud financiera de tu negocio.
