¿Inspección laboral a la vista? Pasos para atenderla con éxito y sin estrés

En México, la inspección laboral se trata de un proceso ineludible para que se garantice el cumplimiento de las leyes laborales y de seguridad social. Si se ignora o crees que puedes prepararte de manera improvisada, puede derivar en multas elevadas, sanciones laborales y daños a la reputación de tu empresa.

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En Grupo IPS Especialistas en RH te presentamos pasos concretos para enfrentar una inspección STPS (Secretaría del Trabajo y Previsión Social) de forma ordenada y profesional, reduciendo los riesgos de infracciones y minimizando el estrés de los responsables de recursos humanos.

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¿Cuál es el alcance y los objetivos de la inspección laboral?

Es importante entender qué revisa el inspector, antes de la visita:

• Cumplimiento de normas laborales: contratos, jornadas, descansos, salarios y prestaciones.
  
  
• Seguridad social: altas y bajas ante el IMSS, el SAR e INFONAVIT.
  
  
• Seguridad e higiene: adecuación de instalaciones, equipos de protección y los protocolos que se tienen ante riesgos.
  
  
• Documentación administrativa: libros de registro, nómina, bitácoras de capacitación y evidencia ante la NOM 035.

Si se conoce el alcance de la inspección laboral, tu empresa podrá concentrarse en los puntos críticos y preparar la documentación que se requiere.

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Lleva a cabo una revisión interna y auditoría previa

Para evitar problemas, realiza una auditoría interna donde se simule la visita del inspector:

• Revisa contratos y la nómina: asegúrate de que todos los colaboradores cuenten con un contrato individual según la Ley Federal del Trabajo, y que la nómina se encuentre bien calculada y timbrada.
  
  
• Verifica las altas y bajas: corrobora que cada uno de los colaboradores estén correctamente inscritos en el IMSS e INFONAVIT, además de que los movimientos estén actualizados, como bajas, altas, incapacidades, etc.
  
  
• Evalúa las condiciones de seguridad: comprueba que las instalaciones cuenten con extintores, señalización, rutas de evacuación y los equipos de protección personal.
  
  
• Documenta las capacitaciones: asegúrate que las actividades de capacitación en materia de seguridad, prevención de riesgos y NOM 035 se encuentren registradas, además de que tengan evidencias como respaldo.
  
  

Gracias a esta pre inspección interna podrás identificar las áreas de riesgo y aplicar correcciones antes de la inspección.

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Organiza la documentación necesaria

Ten preparado un archivo con todos los documentos que te pedirán en la inspección:

• Registros de nómina: recibos, CFDI timbrados, cuotas de seguridad social y el pago de impuestos.
  
  
• Contratos de trabajo: vigentes y correctamente firmados por el patrón y el colaborador.
  
  
• Documentos de seguridad e higiene: cuenta con bitácoras de mantenimiento, constancias de capacitación y certificados de los equipos de protección.
  
  
• Formatos de la NOM 035: programa de prevención de riesgos psicosociales, actas de seguimiento y resultados de encuestas.
  
  

Si tienes un archivo ordenado se hace simple la entrega de información y demuestra profesionalismo ante la autoridad.

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Cuenta con un responsable y un acompañante experto

Esto es para atender la visita sin problemas. El responsable interno es un representante de recursos humanos o de la gerencia de cumplimiento laboral, que recibirá al inspector y coordinará la entrega de la documentación.

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El acompañante experto, en cambio, tiene que ser un asesor externo especializado en cumplimiento normativo e inspección laboral, como en Grupo IPS Especialistas en RH, que te apoye en interpretar exigencias, responder dudas técnicas y evitar omisiones que terminen en multas.

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Si tienes un acompañamiento profesional, tranquilizará al equipo interno, asegurando una atención eficiente.

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¿Qué sucede si ignoras o retrasas la inspección?

Puedes sufrir de multas o sanciones económicas; este monto varía dependiendo la gravedad del incumplimiento y el número de colaboradores afectados.

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En ciertos casos extremos, la STPS puede ordenar la paralización de actividades hasta corregir puntos críticos de higiene y seguridad.

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Por otro lado, se nota un deterioro en la reputación empresarial. Un reporte público de infracciones debilita la percepción de la empresa ante los clientes, colaboradores e inversionistas.

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Asimismo, habrá demandas laborales; una inspección fallida puede ocasionar que los excolaboradores interpongan juicios por incumplimiento de sus derechos.

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Claves finales para una inspección sin estrés

• Realiza una planificación anual, con programas de revisiones internas y capacitaciones antes de las inspecciones.
  
  
• Responsabilidades claras definiendo roles en tu equipo para atender inspecciones y dar seguimiento a las recomendaciones.
  
  
• Comunicación interna, manteniendo informados a todos los niveles y equipos sobre la importancia que tiene la inspección laboral.
  
  
• Utiliza tecnología implementando sistemas de gestión de nómina y de seguimiento de auditorías que alerten sobre los vencimientos de las obligaciones.
  
  

Acompañamiento y asesoría de profesionales, como Grupo IPS Especialistas en RH, en materia de cumplimiento y seguridad laboral, para marcar la diferencia entre un trámite complicado y procesos ágiles y eficientes.