Nómina y home office: Implicaciones y mejores prácticas en la nueva realidad laboral

El trabajo remoto o home office ha crecido de forma notable, obligando a las empresas a adaptar sus procesos de nómina para poder cumplir con la legislación, mientras garantizan la satisfacción de los colaboradores.

La gestión de nómina en empresas donde existe el home office implica enfrentar problemas como el cálculo de horas, el pago de gastos de conectividad y la asistencia al cumplimiento fiscal.

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En Grupo IPS Especialistas en RH te describiremos las principales implicaciones que existen ante este panorama, proponiéndote mejores prácticas para que optimices este proceso en la nueva realidad en la que estamos.

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Implicaciones legales y fiscales

Retención de impuestos y aportaciones

El patrón es el responsable de retener el ISR, calcular las aportaciones al IMSS e INFONAVIT, y emitir el CFDI de nómina que corresponde. Aunque el colaborador trabaje desde casa, las obligaciones fiscales siguen siendo las mismas.

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Registro de jornada laboral

El teletrabajo requiere llevar un control de horas laboradas para evitar horas extras no registradas o que haya jornadas irregulares. Las empresas tienen que actualizar sus políticas para añadir mecanismos de monitorización y de reportes periódicos.

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Gastos de conectividad y desplazamiento

Si tu empresa cubre servicios de internet, telefonía o suministros, estos se tienen que considerar como percepciones exentas o deben estar comprendidos en la nómina como reembolsos. Igualmente, si se necesita asistencia a oficina, los viáticos y los desplazamientos se tienen que registrar de forma correcta.

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Protección de datos y confidencialidad

El entorno doméstico puede tener riesgos de filtración de la información. Las políticas de seguridad de la información se tienen que actualizar para añadir protocolos de protección de datos al trabajar remotamente.

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Políticas claras de home office

Es muy importante contar con políticas por escrito, para que evites discrepancias:

• Acuerdo de trabajo remoto: documento donde se detallen los horarios, herramientas que se otorgan y responsabilidades de ambas partes.
  
  
• Política de registro de horas: se tiene que definir la plataforma o el sistema (como un sistema de nómina digital) para que el colaborador pueda registrar su jornada diaria.
  
  
• Cobertura de gastos: especifica qué gastos se deben cubrir: electricidad, internet, mobiliario, etc., y de qué manera se documentarán los recibos y las facturas.
  
  

Recuerda establecer estas directrices para minimizar el peligro de conflictos laborales, simplificando el cálculo exacto en la administración de nómina.

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Tecnologías y herramientas que recomendamos

La digitalización es un punto fundamental para lograr una nómina eficaz, debido a:

• Software de nómina en la nube: permite calcular percepciones, deducciones y timbrar CFDI desde cualquier lugar. Estas plataformas integran módulos de control de asistencia, además de reportes automáticos.
  
  
• Plataformas de control de horarios: herramientas como sistemas web o aplicaciones móviles para poder registrar las entradas y salidas. Esto hace sencilla la creación de reportes semanales y el cálculo correcto de las horas extras.
  
  
• Sistemas de gestión de gastos: aplicaciones que permiten cargar facturas y los recibos digitales, categorizarlos y aprobarlos, todo de manera remota. De esta forma, los reembolsos de gastos se integran de forma automática a la nómina.
  
  
• Canales de comunicación interna: herramientas como Slack, Zoom o Microsoft Teams facilitan reuniones de comunicación y seguimiento eficaz entre el equipo de RH y los colaboradores remotos.
  
  

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Mejores prácticas para calcular la nómina en home office

1. Integra horas trabajadas con nómina

Asegúrate de que los registros de tiempo se sincronicen automáticamente con el sistema de nómina, para que no haya discrepancias manuales.

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2. Actualiza deducciones y percepciones

Agrega pagos por vales de despensa, bonos por productividad y las comisiones, aunque el colaborador esté trabajando de forma remota.

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3. Gestiona las pagas de forma puntual

Establece fechas concretas de corte y pago, y comunícalas al equipo, manteniendo recordatorios automáticos.

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4. Auditoría interna permanente

Lleva a cabo revisiones mensuales de la nómina para detectar errores, inconsistencias o duplicidades, antes de que se emita el CFDI.

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5. Capacita a tu equipo de recursos humanos

Considera realizar talleres sobre la legislación vigente en el teletrabajo, la NOM 035 y la incorporación correcta de gastos de home office.

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Ventajas del modelo de subcontratación de nómina

Si subcontratas la nómina te liberarás de labores operativas como:

• Cumplimiento normativo: un proveedor profesional asegura la correcta aplicación de leyes fiscales y laborales.
  
  
• Soluciones tecnológicas: plataformas donde se controlen los horarios, gastos y añadirlos al cálculo de nómina, sin errores.
  
  
• Ahorro de recursos y tiempo: el equipo de RH puede centrarse en las estrategias de retención y el correcto desarrollo de talento.
  
  

En Grupo IPS Especialistas en RH te otorgamos servicios de maquila de nómina, plataforma en la nube y consultoría para añadir el home office sin problemas, garantizando el pago según la normativa vigente.